근로계약서 미작성 벌금 500만원, 초범도 처벌받나요?

 

첫 직장에 입사했거나 아르바이트를 시작했는데 근로계약서를 쓰지 않은 채 일하고 계신가요? 혹은 사업을 운영하시는 분이라면 "나중에 작성해도 되겠지"라고 생각하며 근로계약서 작성을 미루고 계시진 않으신가요? 근로계약서 미작성은 생각보다 심각한 법률 위반이며, 실제로 매년 수천 건의 신고가 접수되고 있습니다. 2023년 한 해에만 16,297건의 근로계약서 미작성 신고가 들어왔고, 이 중 약 3건 중 1건이 실제로 형사처벌로 이어졌습니다.

 

▣ 근로계약서 미작성, 얼마나 처벌받을까요?

근로기준법 제17조와 제114조에 따르면, 정규직 근로자와 근로계약서를 작성하지 않은 사업주는 최대 500만원 이하의 벌금형을 받을 수 있습니다. 이는 단순한 과태료가 아니라 형사처벌에 해당하기 때문에 전과 기록이 남게 됩니다. 많은 분들이 "그냥 돈만 내면 되는 거 아니야?"라고 생각하시지만, 벌금형 역시 엄연한 형사 처벌이라는 점을 명심하셔야 합니다.

실제로 처음 근로계약서 미작성으로 적발된 경우, 통상 30만원에서 50만원 내외의 벌금이 부과됩니다. 하지만 이는 다른 법률 위반 사항이 없고 처음 위반한 경우에 한정됩니다. 만약 반복적으로 근로계약서를 작성하지 않았다면 벌금액은 더욱 높아질 수 있습니다.

특히 주의하셔야 할 점은 근로자 한 명당 벌금이 부과된다는 것입니다. 예를 들어 사업장에서 4명의 직원과 근로계약서를 작성하지 않았다면, 이론적으로 최대 2,000만원의 벌금을 받을 수도 있습니다. "직원이 적으니까 괜찮겠지"라는 생각은 위험한 착각입니다.

 

▶ 기간제 근로자와 알바생은 어떻게 다를까요?

기간제 근로자나 단시간 근로자, 즉 아르바이트생과 근로계약서를 작성하지 않은 경우에는 벌금이 아닌 과태료가 부과됩니다. 과태료는 형사 처벌이 아니기 때문에 전과 기록에는 남지 않습니다. 하지만 과태료라고 해서 가볍게 생각해서는 안 됩니다.

근로계약서 미작성뿐만 아니라 필수 명시 항목을 누락한 경우에도 항목별로 과태료가 부과되는데, 각 항목당 최대 30만원에서 200만원까지 부과될 수 있으며, 이는 합산 적용이 가능합니다. 따라서 단 한 번의 미작성으로도 240만원 이상의 과태료를 물게 될 수 있습니다.

 

▣ 퇴사 후에도 신고할 수 있나요?

근로계약서 미작성 신고는 퇴사 후에도 가능합니다. 실제로 많은 경우 재직 중에는 신고하기 어려워 퇴사 후에 신고하는 사례가 많습니다. 최근에는 근로자들이 임금 체불이나 다른 분쟁이 발생했을 때 사업주를 압박하기 위한 수단으로 근로계약서 미작성을 신고하거나, 합의금을 요구하는 사례도 증가하고 있습니다.

특히 퇴사한 직원이 프리랜서가 아닌 근로자였다고 주장하며 근로계약서 미작성을 신고하면서 근로자성 인정 여부까지 다투게 되는 경우도 있습니다. 이렇게 되면 단순한 근로계약서 미작성 문제를 넘어 퇴직금, 연차수당 등 더 큰 분쟁으로 번질 수 있습니다.

 

▣ 사업주가 알아야 할 대응 방법

근로계약서 미작성으로 신고를 당했다고 해서 무조건 처벌받는 것은 아닙니다. 근로자가 근로계약서 작성을 위해 필요한 서류를 제출하지 않았거나, 입사 후 극히 짧은 기간 내에 퇴사하여 작성하지 못한 경우 등 합당한 이유가 있다면 책임을 면할 수 있습니다.

또한 위반 사실이 적발되었더라도 즉시 근로계약서를 작성하여 제출하면 선처 사유가 될 수 있습니다. 이때 임금, 근로시간, 휴게시간, 휴일, 연차휴가 등 필수 기재사항이 빠짐없이 포함되어야 합니다. 근로자에게 실제로 피해가 발생하지 않았다는 점을 입증하는 것도 중요합니다. 임금이 정상적으로 지급되었고 근로시간이나 휴일이 명확히 운영되었다는 근로자의 확인서나 진술서를 확보하면 처벌 수위가 낮아질 수 있습니다.

 

▶ 근로계약서 작성은 언제 해야 하나요?

근로계약서는 채용이 확정된 시점에 작성해야 하며, 첫 출근 이전에 작성하는 것이 원칙입니다. "수습기간이니까", "입사서류를 아직 다 받지 못해서"라는 이유로 미루는 경우가 많은데, 이는 모두 법 위반입니다. 근로를 시작하기 전에 근로계약서를 작성하지 않으면 분쟁이나 소송이 발생할 경우 회사가 불리한 입장에 처하게 됩니다.

2012년 1월 1일부터는 근로자가 요구하지 않더라도 사업주가 반드시 근로계약서를 작성하여 교부해야 합니다. "직원이 안 달라고 해서"라는 변명은 통하지 않습니다. 근로계약서 작성과 교부의 책임은 전적으로 사업주에게 있기 때문입니다.

 

▣ 근로계약서를 안 쓰면 계약이 무효인가요?

근로계약서를 작성하지 않았다고 해서 근로계약 자체가 무효가 되는 것은 아닙니다. 근로자와 사업주가 구두로 근로관계를 합의하고 근로자가 실제로 업무를 시작했다면, 묵시적 합의에 따라 근로계약이 체결된 것으로 봅니다. 따라서 근로자는 근로계약서가 없더라도 퇴직금, 연차수당 등 모든 근로자의 권리를 정당하게 요구할 수 있습니다.

다만 문제는 분쟁이 발생했을 때입니다. 근로계약서가 없으면 "처음에 약속한 임금이 얼마였는지", "근로시간은 어떻게 정했는지" 등을 입증할 근거가 부족해 양측 모두 곤란한 상황에 처하게 됩니다. 근로자 입장에서도 자신의 권리를 제대로 보호받기 어렵고, 사업주 입장에서도 억울한 주장에 대응하기 어려워집니다.

근로계약서는 단순히 법적 의무를 넘어 근로자와 사업주 모두를 보호하는 중요한 문서입니다. 첫 출근 전에 반드시 작성하시고, 임금의 구성항목과 계산방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 필수 항목을 빠짐없이 기재하셔야 합니다. 근로자분들께서는 근로계약서를 받지 못했다면 당당하게 요구하실 권리가 있으며, 사업주분들께서는 "나중에 써도 되겠지"라는 안일한 생각 대신 즉시 작성하시는 것이 모두를 위한 최선의 선택입니다.